更多思考│迎新、离校以及学生日常事务工作,还能有更好的服务方案吗?

发布时间:2017-03-17

最近

小奕家的学生线产品经理亲自上阵

撸起袖子带着团队在项目现场

做综合学工系统的实施建设工作

为了全方位打磨产品

为了让系统更贴合学校的实际需求

也是很拼的

 

做实施工作的同时,团队也在迎新、离校以及学生日常事务工作上有了一些新的思考,与大家一起分享探讨。

迎新工作

我们分析和对比了国内主流的高校迎新场景以及方案:

1

清华大学

清华大学主打后勤迎新,采用微信报到方式,并在微信上对学生的住宿情况进行简单测评。

2

中山大学

中山大学也是主打网上迎新以及微信迎新。

3

广州大学

广州大学推出个性化迎新报告。

在迎新完毕后,学生会收到一份来自学校的数据报告,报告包括本专业男女生比例、班级人数、同乡人数、图书馆最受欢迎的图书排行榜、本专业课程挂科率、最受欢迎的食堂窗口等有趣的内容,让学生能快速在学校里找到归属感,尽早融入到校园生活中。

4

南京农业大学

微信迎新,同城校友,结伴而行。

5

北京理工大学

网上报到,匹配电子身份,统一发放一卡通。

6

武汉理工大学

武汉理工大学,为学生提供网上自选宿舍功能。

从以上案例我们可以看出,目前国内高校主流迎新有如下特点:

对学生而言,在拿到录取通知书的那一刻起,他们就可以进行迎新操作,原本需要在到达学校之后做的很多事情在家里就可以完成。学生到校之后,需要办理的事情少了,不需要东奔西跑,贴心的服务能够带来一个高效的报到流程。

 

据此,我们可以将迎新工作分为三个场景,即迎新前、迎新中、迎新后。

迎新前,学生拿到印有本人二维码的录取通知书,通过微信扫码直接进入迎新环节,学校也可通过此方式提前采集学生数据。学生可以去了解个人的信息情况,包括室友、宿舍、辅导员,甚至可以自助缴费。

另外,可以提供新生与新生之间、新生与辅导员之间的官方交流渠道,安全可靠。

实际上迎新前场景有涉及到学生的,也有涉及到教师的。迎新前学生在微信端或者PC端把个人数据上传或者采集完毕之后,学校就可以根据得到的信息开展很多工作,提前做预案,比如大概的报到人数、军训服装的码数、宿舍的调配预案等等。

迎新中,学生来学校报到之后,所有的工作有条不紊地开展,包括迎新中的扫描、自助终端的自助办理,办事大厅的大屏显示实时报到率,一目了然,清清楚楚。

迎新后,学生可以收到自己个人的迎新报告,相关的领导以及辅导员能够收到自己职位层级的迎新报告,包括所管理学生的报到率,学生男女比例、籍贯比例、民族特征等等,办理绿色通道的人数情况也可以有一个粗略的体现,为以后的工作开展提供预告参考。

离校工作

相信各位老师对这张图不会很陌生,这就是传统离校所必需的离校单,要跑到各个部门去盖章,非常麻烦。

 

在我们看来,离校也可以跟迎新一样,分为离校前、离校中、离校后三个场景。

 

离校前,可以与传统模式一样,准备数据,筛选相应的学生,学生可以在手机端、PC端看到个人情况,知道有哪些事项需要去办,有哪些还需要什么条件才可以去办,一目了然。

在学生端的手机界面,学生可以向相关的管理人员进行咨询。

离校中,简单便捷。比如财务和宿舍都可以支持手机端缴费,财务把数据推送过来,宿管检查完之后扫一下学生的二维码,宿管环节就办理完了,学生不需要再拿着证明跑到学院盖章,非常省事、非常高效。

离校后,也是目前很多厂商的离校系统没有体现的。离校后的报告跟迎新后的报告类似,记录学生在校几年所有的数据。去年我们已经在西交大尝试过一次,效果非常不错,全校80%以上的学生都愿意把自己的离校报告分享或者转发到朋友圈,形成了很强大的自传播效应,无意中也给西交大树立了积极正面的高校品牌形象。

学生事务工作:困难生认定

学生事务工作所涵盖的内容非常多,举一个比较有代表性的,或者说每个学校都会有的一个场景来讲讲,就是困难生认定。

目前学校的困难时认定工作基本分为三个类型。

 

第一个类型,就是没有专门管困难生认定的系统,所有的工作都在线下开展,学生递交纸质材料,然后各级去审核去汇总,最终可能还会有什么公式、困难生自己上台演讲,比较麻烦,对困难生本人也会有一种不好的体验。

 

第二种类型,就是学生在网上发起申请,然后老师每天就守在电脑面前等着困难生申请的任务过来再去处理。

 

第三种类型就是学校既有网上申请的过程,又有结合线下的操作来做一个线上线下相结合的特点去办理。

实际上这几种处理方式都是有问题的。

 

首先线下很容易造成不公平现象;再者网上办理,一旦没有处理好,相关负责审批的老师就会很明显感觉到自己被系统绑架了,每天都要来看这个系统是不是有我要办的事项。

 

那怎么才能解决这几个问题呢,我们也可以把困难生认定场景拆成四部分。

第一,网上申请,这个是必然的,也是信息化的一个体现。

第二,学生在网上申请完之后,系统可以将申请记录设置定时提交,到了设定时间点,系统将申请记录批量推到辅导员这边,辅导员就能明确地知道今天困难生的申请会全部到我这里来,那么今天之前的时间就可以灵活安排,做其他的事情,包括下一环节的审批老师都可以这样依次去安排工作,不会造成时间浪费。

另外,结合全终端消息推送功能,学生可以及时收到审核消息,实时了解到当前事务办理到什么阶段了。

 

负责审批的老师也在2天前收到困难生工作提醒,可以提前做好准备工作。

 

第四,困难生认定结果的推送,一是推送给学生,告诉学生认定已经结束,认定结果如何;另外是推送给辅导员、二级院系领导或者学校领导,可以得知管辖范围大概有多少困难生,困难生的分布情况,男女比例、民族比例,每个学院会有多少困难生等多维度汇总。

小小展望

随着信息化建设的发展,学校会积累海量的数据,这些数据可以拿出来做一些其他的用处,比如学生关爱系统,主要的功能提前预警,可以从学生各种行为数据中获取有用的数据,比如说消费的数据、出入宿舍门禁的数据、旷课的记录、其他相关的数据,可以分析出学生的生活作息是否正常,如果原来是正常的突然不正常了,那说明这个学生是不是发生了情绪的波动,或者其他的一些情况,那么就会把这一类学生归纳为异常学生来做一些及早的预案,这块实际跟学工里面的心理咨询的工作有衔接,相结合去做对学生、对学校来讲,都能起到正面的积极作用。